รับทำบัญชี.COM | ปัญหาคาใจเรื่องบัญชีที่หลายคนอาจยังไม่รู้?

ถาม-ตอบ ปัญหาคาใจเรื่องบัญชี ที่หลายคนอาจยังไม่รู้

แม้จะดูว่าเป็นเรื่องที่ไม่ยาก แต่ก็เป็นเรื่องที่ไม่ง่ายจนเกินไปเท่าไหร่นักสำหรับการทำบัญชี แน่นอนว่าการทำบัญชีเป็นสิ่งที่แต่ละบริษัทมีความจำเป็นที่จะต้องใช้เพื่อให้เจ้าของกิจการได้ทราบถึงรายรับรายจ่าย ยอดเงินคงเหลือ กำไร หรือขาดทุน ฯลฯ  แต่การทำบัญชีก็ไม่ได้มีเพียงเท่านี้ หากแต่อาจจะมีอีกหลายหน้าที่ที่บางคนยังไม่ทราบ ว่าประโยชน์ของการทำบัญชีนั้นดีอย่างไร
ถาม : อยากทำบัญชีเองแต่ก็ไม่มีความรู้ สำหรับกิจการเปิดใหม่ต้องทำอย่างไร
ตอบ :  กิจการที่เปิดใหม่หลายแห่ง เจ้าของกิจการมักจะจ้างสำนักงานบัญชีมาทำรายการให้มากกว่า แต่หากเจ้าของกิจการอยากจะมีส่วนในการจัดทำบัญชีด้วยตัวเอง แต่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีมาก่อนก็อาจจะเป็นปัญหาได้ เพราะในการบันทึกและการจัดเก็บข้อมูล รวมทั้งการจัดทำรายงานทางการเงินต่างๆ ที่ต้องอาศัยความรู้ทางบัญชีโดยตรง อาจทำให้เจ้าของกิจการที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีเลือกที่จะจ้างสำนักงานบัญชีเข้ามาดูแลมากกว่าที่จะลงมือเสี่ยงทำเอง หากเจ้าของกิจการอยากมีส่วนร่วมในการดูแล ในเรื่องของการจัดทำบัญชีของกิจการด้วยตนเอง ลองเปลี่ยนเป็นคอยสอดส่องดูแล และสอบถามสำนักงานบัญชี ที่คุณจ้างให้จัดทำเพื่อให้ทราบถึงที่มาของรายการบัญชีต่างๆ ที่ได้บันทึกไว้ เหตุผล และวัตถุประสงค์ในการบันทึกรายการค้าต่างๆ  ซึ่งก็จะช่วยได้ในระดับหนึ่ง
ถาม : หากต้องการจ้างสำนักงานบัญชี อยากทราบราคาที่เหมาะสมว่าประมาณเท่าไหร่ 
ตอบ : เรื่องของค่าบริการในการจัดทำบัญชี แต่ละสำนักงานต่างๆ ค่าบริการจัดทำบัญชีก็ขึ้นกับปัจจัยหลายๆ อย่าง  ไม่ว่าจะเป็นความมีชื่อเสียงของสำนักงานบัญชีที่จัดทำ หรือขอบเขตงานที่รับผิดชอบ และจำนวนรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน ลองมองหาสำนักงานบัญชี ซึ่งอาจจะสอบถามคนรู้จักที่เคยใช้บริการว่าสำนักงานบัญชีไหนที่ให้บริการดี คุ้ม และมีความรอบคอบในการจัดทำ ซึ่งสำนักงานบางแห่งที่เสนอค่าบริการจัดทำบัญชีในราคาถูกมากผิดปกติ อาจจัดทำบัญชีด้วยความประมาท เพราะต้องจัดทำบัญชีเป็นจำนวนมากในเวลาเดียวกัน พยายามอย่าเห็นแก่ค่าบริการที่ถูกเวอร์ เพราะอาจทำให้การจัดทำบัญชีผิดพลาดและไม่รับผิดชอบได้
ถาม : มีวิธีป้องกันการยักยอกเงินหรือตบแต่งบัญชีของพนักงานได้อย่างไร หากไม่มีความรู้เรื่องบัญชี
ตอบ : เจ้าของกิจการอาจจะกำลังอยู่ในภาวะสงสัยพนักงานตัวเองว่าเป็นโจร  ซึ่งจะต้องดูด้วยว่าหน้าทีในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและหน้าที่ในการเก็บเงินสดที่เป็นรายรับ- รายจ่ายเงินต่างๆ (หรือฝ่ายการเงิน) เป็นคนๆ คนเดียวกันหรือไม่ เพราะหากทั้ง 2 หน้าที่เป็นคนๆ เดียวกันเมื่อไหร่ กว่าครึ่งของความแน่ใจ ที่จะเกิดเหตุการณ์ยักยอกเงินของกิจการเข้ากระเป๋าตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการตกแต่งบัญชีหรือแต่งตัวเลขให้สมเหตุสมผลว่ามีการจ่ายออกไปจริง และยังมีเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชีอย่างครบถ้วน หรือแม้แต่ค่อยๆ ตอดทีละเล็กละน้อยก็ตาม หากคนบันทึกบัญชีและคนอนุมัติการจ่ายเงินเป็นคนๆ เดียวกันเมื่อไหร่ส่วนใหญ่กิจการแทบไม่มีกำไรหรือเจ๊งทุกราย  การป้องกันพื้นฐานคุณจะต้องแยกหน้าที่ดังกล่าวออกจากกัน ระหว่างฝ่ายบัญชีและฝ่ายการเงิน หรือหากคุณไม่ไว้ใจคนอื่นในเรื่องการรับ-จ่ายเงิน ก็สามารถจ้างเฉพาะพนักงานบัญชีมาคอยจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและเอกสารต่างๆ ส่วนเรื่องการรับ-การจ่ายเงินคุณก็อาจจะรับผิดชอบด้วยตัวเองหรือจะใช้วิธีติดตามและทวงถาม รายการรับ-จ่ายเงินอยู่เป็นระยะๆ  และตรวจสอบบัญชีเงินสด –เงินฝากธนาคาร แบบที่ไม่ให้ผู้รับผิดชอบรู้ตัวมาก่อน ก็อาจช่วยได้