ความรู้เรื่องเอกสารหลักฐานประกอบในการลงบัญชี

[Total: 5 Average: 5]

          ในการจัดทำงบการเงินของกิจการนั้น ปัญหาที่กิจการพึงระวังคือเรื่องของงบการเงินที่ไม่น่าเชื่อถือหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งก่อนที่จะออกมาเป็นงบการเงินได้นั้นต้องผ่านกระบวนการทางบัญชีเป็นขั้นตอนมา โดยเริ่มจากหลักฐานเอกสารทางการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน แล้วนำมาบันทึกบัญชีในสมุดบัญชีต่าง ๆ จากนั้นผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท และจัดทำงบทดลองเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องในการบันทึกบัญชี แล้วจึงจัดทำงบการเงินของกิจการ การแบ่งประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี โดยเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชี ให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติการบัญชีปี 2543 ซึ่งเอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่นำมาใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

1.เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก เราอาจเห็นใบเสร็จรับเงินจากบริษัทห้างร้านต่าง ๆ
2.เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นมาโดยผู้มีหน้าที่ในการจัดทำบัญชีเพื่อออกเอกสารดังกล่าวให้แก่บุคคลภายนอก
3.เป็นเอกสารที่จัดขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อไว้ใช้ในกิจการ ซึ่งในการบันทึกรายการบัญชีนั้นจำเป็นต้องใช้เอกสารในข้อ 1 หรือ 2 แล้วแต่กรณีก่อน หากไม่มีเอกสารดังกล่าวให้ใช้เอกสารในข้อ 3 แทน สิ่งที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชี เราสามารถเช็ครายละเอียดสิ่งที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทเพื่อความถูกต้องได้โดยสิ่งที่ต้องมี ได้แก่ ชื่อบุคคลหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร ชื่อของเอกสาร เลขที่ เล่มที่ (ถ้ามี) ของเอกสาร วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร และจำนวนเงินรวมพร้อมตัวหนังสือกำกับ เมื่อตรวจสอบครบถ้วนแล้วก็มั่นใจได้ว่าเอกสารประกอบนี้เป็นไปตามกำหนดอย่างถูกต้อง ซึ่งเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีนี้ถือเป็นหลักฐานสำคัญที่สามารถบอกได้ว่ามีรายการค้าเกิดขึ้นจริง ๆ ในการดำเนินธุรกิจนั้น ความสำคัญของเอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารประกอบการลงบัญชีมีความสำคัญเป็นหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้ถึงที่มาที่ไป นักบัญชีควรเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เป็นอย่างดีไม่ให้เกิดการสูญหายได้ เพราะถ้ามีการเรียกตรวจบัญชีเอกสารประกอบจะเป็นหนึ่งสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีอย่างครบถ้วน และถ้าเอกสารประกอบหายจะเป็นเรื่องใหญ่ทันที ว่าเอกสารไปไหน หายเพราะอะไร นักบัญชีอาจทำสำเนาเอกสารเก็บไว้เพื่อที่จะได้สอบทานและรับรองว่าได้มีการจ่ายเงินและลงบัญชีจริง จะทำให้พ้นจากความกังขานั้นได้ นอกจากนี้รายการที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชีนักบัญชีจะต้องตรวจสอบเบื้องต้นให้เรียบร้อยก่อน หากผิดพลาดให้ท้วงติงและทำการแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนการบันทึกบัญชีจะได้ไม่ยุ่งยากในภายหลัง ทุกสิ่งที่เกี่ยวกับบัญชีจำเป็นต้องมีความรอบคอบถูกต้องทั้งระบบ เพราะบัญชีเกี่ยวข้องกับตัวเลข เอกสารประกอบตัวเลขที่ลงก็ต้องมีความครบถ้วนถูกต้องและตรงกันด้วย

ความรู้เรื่องเอกสารหลักฐานประกอบในการลงบัญชี