รับทำบัญชี.COM | ตรวจสอบสินค้าคงเหลือกับประเด็นทางด้านบัญชี?

การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ กับประเด็นทางด้านบัญชี

                บทความนี้เสนอแนวทาง การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ และ วงจรการจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้า (Audit of the Inventory and Warehousing Cycle) ซึ่งขอเน้นย้ำว่ารายการบัญชีที่เกี่ยวกับสินค้าและการจัดเก็บสินค้ามีความ สัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับรายการบัญชีประเภทอื่น ยกตัวอย่างเช่น บริษัท นกช้าง จำกัด มี การนำวัตุดิบและแรงงานทางตรงเข้าสู่ระบบการบัญชีสินค้าและการจัดเก็บสินค้า บริษัทฯก็ควรทราบว่าต้องมีฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องได้แก่ ฝ่ายจัดซื้อวัตถุดิบ ฝ่ายการเงินซึ่งเป็นผู้จ่ายเงินค่าวัตถุดิบ ฝ่ายบุคคลก็ต้องเสนอจำนวนเงินที่จะจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นค่าแรงงานทาง ตรง และเมื่อนำวัตถุดิบนั้นไปผลิตได้สินค้าแล้ว ฝ่ายอื่นๆที่ต้องเกี่ยวข้องได้แก่ ฝ่ายขายสินค้าและฝ่ายการเงินซึ่งเป็นผู้เก็บเงิน ผู้ ตรวจสอบบัญชีจะพบว่าการตรวจสอบสินค้าคงเหลือนั้นมีความสำคัญ โดยเฉพาะการทดสอบยอดคงเหลือสินค้าปลายงวด ซึ่งอาจต้องใช้เวลานานทั้งการพิสูจน์ความมีอยู่จริง และการตีมูลค่าของสินค้า ทั้งนี้ปัจจัยต่างๆ ที่มีผลทำให้การตรวจสอบมีความซับซ้อนได้แก่
1. สินค้าคงเหลือถือเป็นรายการสำคัญในงบดุล และถือเป็นรายการที่มีมูลค่ามากที่สุดรายการหนึ่งในเงิน ทุนหมุนเวียนของกิจการ
2. กิจการ อาจมีที่เก็บสินค้าหลายแห่ง ทำให้การควบคุมและการตรวจนับทำได้ยาก แม้ว่าการมีสถานที่เก็บสินค้าหลายแห่งมีประโยชน์ ในเชิงการผลิต และการตลาดเพราะทำให้สินค้าเข้าถึงผู้บริโภค แต่การเก็บสินค้าหลายแห่งนี้ทำให้การตรวจสอบมีความยากลำบากยิ่งขึ้น
3. ผู้ ตรวจสอบบัญชีมักพบว่าหากกิจการมีสินค้าหลากหลายประเภท การตรวจสอบจะทำได้ยากขึ้น เช่น หากต้องตรวจสอบเครื่องประดับ เคมีภัณฑ์ และชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ ผู้สอบบัญชีอาจเผชิญกับปัญหาการสังเกต การตรวจนับและการวัดมูลค่า
4. การวัดมูลค่า สินค้าหลายประเภทมีความยากลำบากเนื่องจากสินค้าอาจมีการล้าสมัย และการปันส่วนต้นทุนการผลิตให้กับสินค้านั้น มีความซับซ้อน
5. วิธี วัดมูลค่าต้นทุนมีหลายวิธีซึ่งหากกิจการเลือกที่จะวัดมูลค่าสินค้าวิธีหนึ่ง กับบางประเภทสินค้า และใช้วิธีอื่นสำหรับประเภทสินค้าอื่น ก็สามารถกระทำได้ตามหลักการบัญชี แต่วิธีการที่ใช้ต้องใช้อย่างสม่ำเสมอ ความหมายของคำว่า “สินค้าคงเหลือ” ความหมายของ สินค้าคงเหลือ ในทางการบัญชี คือ ทรัพย์สินที่กิจการมีไว้เพื่อขาย หรืออาจให้ความหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้นว่า สินค้าคงเหลือ คือ “สินค้าสำเร็จรูป
งานหรือสินค้าระหว่างทำ วัตถุดิบ และวัสดุใช้ในการผลิตเพื่อขายตามปกติของกิจการ
1. สินค้า อยู่จริงและครบถ้วน (Existence and Completeness) สินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินต้องมีอยู่จริง และมิได้แสดงมูลค่าสูงกว่าความเป็นจริง ทั้งนี้เพราะยอดตัวเลขของบัญชีสินค้าคงเหลือมีผลต่อการคำนวณต้นทุน เพราะหากสินค้าคงเหลือปลายงวดแสดงไว้สูงเกินจริง จะทำให้กิจการแสดงกำไรสุทธิสูงเกินจริงด้วย ดังนั้นการมีอยู่จริงของสินค้าเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบต้องเน้น โดยเฉพาะหากกิจการมีการเก็บสินค้าไว้หลายแห่ง หรือมีความเสี่ยงที่สินค้าในบัญชีอาจไม่ตรงกับสินค้าตามที่มีอยู่จริง เช่น กิจการเก็บสินค้าในคลังสินค้าของผู้อื่น กิจการขายสินค้าโดยการฝากขาย และกิจการรับฝากขายสินค้า เป็นต้น
2. กิจการ เป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ และมีภาระหนี้สินเกี่ยวกับสินค้า (Rights and Obligations) นอกจากการตรวจสอบว่ามีสินค้าอยู่จริงหรือไม่ ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบให้ทราบว่ากิจการมีกรรมสิทธิ์ ในสินค้าที่ปรากฏในงบการเงินด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกิจการมีสินค้าระหว่างทาง สินค้าฝากขาย และสินค้าสั่งทำ จะต้องมีการตรวจสอบอย่างระมัดระวังในเรื่องกรรมสิทธิ์ นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ากิจการมีภาระที่ต้องชำระสินค้าหรือไม่
3. การ วัดมูลค่าสินค้าในงบการเงิน (Valuation) การตรวจสอบว่ามูลค่าที่นำมาแสดงในงบการเงินถูกต้องตามที่ควรนั้น ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบ ประเด็นต่างๆ ดังนี้ 1) วัตถุดิบที่ซื้อและวัสดุคงเหลือ แสดงด้วยราคาทุนที่ซื้อจากผู้ขาย หักด้วยประมาณจำนวนที่จะได้ลดราคา และเพิ่มด้วยค่าขนส่งที่ต้องจ่าย 2) ระบบบัญชีต้นทุนมีความเหมาะสมในการโอนราคาวัตถุดิบ ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายโรงงานไปคิดเป็นต้นทุนการผลิต 3) ระบบบัญชีต้นทุนมีความเหมาะสมในการแสดงต้นทุนการผลิต และทำให้การคำนวณราคาสินค้าระหว่างผลิตเหมาะสม 4) กิจการได้ใช้วิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไปในการโอนต้นทุนต่างๆเข้าเป็นต้นทุนผลิต 5) สินค้าคงเหลือต้องมีการตีราคาตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป โดยเฉพาะสินค้าที่ขายได้ช้า และล้าสมัยควรแสดงราคาในงบการเงินไม่สูงกว่ามูลค่าสุทธิที่จะได้รับ
4. การ แสดงรายการสินค้าคงเหลือในงบการเงินและการเปิดเผยข้อมูล (Presentation and Disclosure) สินค้าคงเหลือต้องแสดงในงบดุลเป็นรายการหนึ่งต่างหากภายใต้สินทรัพย์หมุน เวียน และมีรายละเอียดสินค้าคงเหลือประเภทต่างๆไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินด้วย ได้แก่ สินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิต วัตถุดิบและวัสดุ ส่วนวัสดุโรงงานอาจแสดงรวมกับวัตถุดิบหรือรวมเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าก็ได้ นอกจากนี้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินให้แสดงหลักเกณฑ์การตีราคา วิธีบัญชีสินค้าคงเหลือ และหากมีสินค้าคงเหลือถูกใช้เป็นหลักประกันหนี้สินต้องแจ้งภาระผูกพันนี้ไว้ ด้วย กระบวนการ ตรวจสอบการซื้อและการผลิตเพื่อได้มาซึ่งสินค้าคงเหลือ การตรวจสอบการซื้อ การผลิต
และสินค้าคงเหลือ อาจแบ่งงานออกเป็น 2 ประเภท ดังต่อไปนี้
1. การสอบทานโดยการวิเคราะห์
1.1 วิธีการเปรียบเทียบรายการ เปรียบเทียบ การซื้อสินค้าคงเหลือ และอัตรากำไรขั้นต้นระหว่างปีปัจจุบันกับปีก่อน และทำการ เปรียบเทียบกับกิจการอื่นที่มีลักษณะการประกอบการคล้ายคลึงกัน หากมีการเปลี่ยนแปลงและข้อแต่ต่างเป็นจำนวนมาก ให้สังเกตและหาสาเหตุ
1.2 การใช้อัตราส่วนทางการเงิน ให้ผู้ตรวจสอบคำนวณอัตราส่วนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับสินค้า โดยเฉพาะอัตราหมุนเวียนของสินค้าแล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลปีก่อน และกิจการอื่นที่มีลักษณะการประกอบการคล้ายคลึงกัน
2. วิธีการตรวจสอบ
2.1 การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Inventory Observation) การ สังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี เป็นวิธีการที่ได้ผลที่สุดในการพิสูจน์ ความมีอยู่จริงของสินค้า ด้วยเหตุนี้การสังเกต การตรวจนับสินค้าคงเหลือถือเป็นวิธีการตรวจสอบที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม มาตรฐาน การสอบบัญชีรหัส 501 และในด้านภาษีอากร การตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องของการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลและ ภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือเช่นเดียวกัน อย่างไรก็ดีหากไม่สามารถตรวจนับสินค้าคงเหลือได้แล้ว ผู้ตรวจสอบยังจำเป็นต้องหาวิธีการตรวจสอบอื่น เช่น การสอบทานวิธีการและผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือของลูกค้า การทดสอบวิธีการบัญชีเกี่ยวกับการรับ
-จ่ายสินค้า และตรวจนับสินค้าคงเหลือบางรายการด้วยตนเองภายหลัง การตรวจนับสินค้าคงเหลือมีประเด็นควรพิจารณาดังนี้ * การ สังเกตการณ์ การพิจารณาเรื่องการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือและวิธีปฏิบัติที่ถูก ต้องเกี่ยวกับการวางแผนและวิธีการตรวจนับของกิจการ * การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารที่ต้องจัดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือ * ผู้ ตรวจสอบมีหน้าที่เข้าร่วมสังเกตการตรวจนับ และทดสอบการตรวจนับ ต้องเปรียบเทียบผลการทดสอบการตรวจนับที่ทำ โดยผู้ตรวจสอบกับจำนวนที่กิจการตรวจนับได้ * การ สังเกตการตรวจนับ ผู้ตรวจสอบต้องดูสภาพและคุณภาพของสินค้าต่างๆด้วย ทั้งนี้สินค้าเก่าหรือล้าสมัย ชำรุดเสียหาย หรือจำหน่ายได้ช้า ให้จดรายละเอียดสินค้าไว้ด้วย เพื่อประโยชน์การตีราคาสินค้าตามวิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไป * สินค้า ที่ตรวจนับต้องผ่านการตัดยอดการรับและจ่ายสินค้า โดยให้จดเลขที่ใบรับของและใบส่งของฉบับสุดท้ายจนถึงวันที่ตรวจนับรวมสินค้า ทั้งสิ้นตามใบรับของที่ลงบัญชีแล้ว และไม่รวมสินค้าที่ได้ทำใบส่งของและลงบัญชีเป็นขายแล้ว * การ ขายสินค้ารับรู้รายได้เมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นรายการสินค้าระหว่างทาง จึงไม่ถือเป็นการขาย แต่ถือรวมเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือ ถ้าเป็นการส่งสินค้าไปขายต่างประเทศตามปกติ จะรับรู้รายได้เมื่อสินค้าลงเรือเรียบร้อยแล้ว ดังนั้นหากสินค้ายังไม่ลงเรือครบเรียบร้อย ถือว่ายังรวมเป็นสินค้าคงเหลือ * การ ซื้อสินค้า ตามปกติเมื่อได้รับสินค้าแล้วจึงถือรวมเป็นสินค้าคงเหลือ แต่ถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ อาจรับรู้สินค้าในบัญชีก่อนรับสินค้า เช่น บันทึกการซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ในบัญชีเมื่อผู้ซื้อรับรองหรือจ่ายเงินตามตั๋วเงินและได้รับใบตราส่ง สินค้า(Bill of Lading) แล้ว ดังนั้น หากในวันสิ้นปีมีสินค้าที่ซื้ออยู่ระหว่างการขนส่งให้ถือสินค้าระหว่างทาง เป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือ * สินค้า ที่กิจการส่งไปฝากขายคงเหลือในมือลูกค้า ณ วันสิ้นปี ควรถือเป็นสินค้าคงเหลือแต่สินค้าที่กิจการรับฝากขายคงเหลือ ณ วันสิ้นปีต้องไม่รวมเป็นสินค้าคงเหลือ กรณีกิจการฝากสินค้าไว้กับคลังสินค้าผู้อื่น ควรตรวจสอบใบรับของคลังสินค้าเพื่อทราบรายการและปริมาณสินค้าที่ฝากไว้ หรือขอยืนยันยอดสินค้าคงเหลือในคลังสินค้ากับผู้รับฝาก
2.2 การตรวจสอบหลักเกณฑ์และวิธีการตีราคาสินค้าคงเหลือ ผู้ ตรวจสอบต้องพิจารณาหลักเกณฑ์และวิธีการตรวจสอบสินค้าคงเหลือว่าเป็นไปตาม หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และปฏิบัติเช่นเดียวกับปีก่อน ให้พิจารณาว่าการตีราคาสินค้าได้ใช้วิธีใดระหว่าง วิธีราคาทุน วิธีราคาทุนหรือราคาตลาดที่ต่ำกว่า และวิธีราคาขาย นอกจากนี้ต้องพิจารณาด้วยว่าราคาทุนที่ใช้นำมาจากวิธีการบัญชีใดระหว่าง FIFO LIFO ราคาทุนถัวเฉลี่ยและต้นทุนมาตรฐาน หากกิจการซื้อสินค้าสำเร็จรูป วัตถุดิบ และวัสดุจากบุคคลภายนอก ให้ตรวจสอบราคาทุนของสินค้าโดยตรวจสอบบิลซื้อ สอบถามผู้ขายหรือเปรียบเทียบกับราคาที่ซื้อจากใบส่งของในระยะสิ้นปี ถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ราคาสินค้าย่อมรวมราคาตามใบกำกับสินค้า ค่าขนส่ง ค่าประกันภัย อากรขาเข้า แต่ไม่รวมกำไรที่บริษัทคิดเพิ่มขึ้นเอง หากต้องการหาราคาตลาดของสินค้า อาจสอบถามแผนกจัดซื้อหรือหาโดยตรงจากตลาด อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบให้ทราบราคาสินค้านี้ควรกระทำโดยทดสอบสินค้าบางส่วน การ ตรวจสอบสินค้าคงเหลือของกิจการอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตขึ้นและสินค้าระหว่างผลิต การทดสอบราคาอาจใช้วิธีสอบทานบัญชีต้นทุนที่กิจการใช้อยู่ ควรมีการทดสอบต้นทุนของสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตบางรายการ โดยติดตามรายการโอนวัตถุดิบ ค่าแรงงาน และค่าใช้จ่ายในการผลิต มาเป็นต้นทุนของรายการนั้นๆ จากหลักฐานต่างๆ เช่น ใบเบิกวัตถุและบัตรแสดงเวลาทำงาน เป็นต้น และการคำนวณค่าใช้จ่ายในการผลิตที่โอนเข้าต้นทุนโดยเทียบเคียงกับต้นทุนของ ปีก่อนๆ ด้วย อย่างไรก็ดี ต้นทุนสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตนี้ต้องไม่รวมกำไรที่แผนกหนึ่ง คิดเอากับอีกแผนกหนึ่ง
2.3 การตรวจสอบการคำนวณราคา การ ตรวจสอบการคำนวณราคามีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคา สินค้าแต่ละรายการ และการรวมยอดในรายละเอียดสินค้าคงเหลือแต่ละหน้า ทั้งนี้มักกระทำโดยการทดสอบสินค้าคงเหลือที่เป็นจำนวนเงินมาก แต่อาจมีการทดสอบสินค้าคงเหลือที่มีจำนวนเงินน้อยบางส่วนด้วย
2.4 การตรวจสอบการตัดยอดซื้อ ผู้ ตรวจสอบต้องตรวจสอบยอดซื้อเพื่อทราบว่ารายการซื้อที่ลงบัญชีไว้นั้นเป็น รายการซื้อที่ถูกต้องและครบถ้วนของปีปัจจุบัน โดยเปรียบเทียบระหว่างรายการซื้อกับบิลซื้อ ใบรับของและบัญชีรายละเอียดสินค้าสำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง 15 มกราคม เป็นต้น ในการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบต้องทราบว่าใบรับสินค้าฉบับสุดท้ายในวันสิ้นปีเลขที่ใด และตามเงื่อนไขการซื้อมีสินค้าระหว่างทางรายใดบ้างที่ต้องถือเป็นรายการซื้อ ณ วันสิ้นปี ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบเพื่อให้ได้ยอดซื้อต่อไป
2.5 การตรวจสอบการตัดยอดขาย การ ตรวจสอบการขายช่วงเวลาสิ้นปี มีจุดประสงค์ทำให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าสินค้าที่ขายในวันสิ้นปีไม่รวมอยู่เป็น สินค้าคงเหลือ ดังนั้นผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ามีการลงรายการขายของปีอย่างถูกต้อง โดยเปรียบเทียบรายการขายกับบิลขาย ใบส่งของ และบัญชีรายละเอียดสินค้า สำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง15 มกราคม เป็นต้น นอกจากนี้ในการตรวจสอบใบส่งของ ควรพิจารณาเปรียบเทียบกับรายการส่งคืนรายใหญ่ๆ ในระยะสิ้นปีต่อต้นปีด้วยเพื่อทราบว่าการลงรายการส่งคืนถูกต้องตรงกับการส่ง สินค้าคืนให้บุคคลภายนอกด้วย
2.6 การตรวจสอบต้นทุนสินค้าที่ขาย หาก กิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Periodic Method ความถูกต้องของต้นทุนสินค้าขึ้นอยู่กับความถูกต้องและครบถ้วนของยอดซื้อของ ปี และสินค้าที่ลงรายการซื้อแล้วแต่มิได้จำหน่ายไปรวมอยู่ในสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี ผู้ตรวจสอบต้องคำนึงถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ คือ ส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือสิ้นปีอาจเป็นสินค้าระหว่างทางที่เป็นรายการซื้อ แล้วแต่ไม่ได้รวมให้ตรวจนับ และสินค้าที่ตรวจนับได้วันสิ้นปีอาจเป็นสินค้าที่รับฝากจากบุคคลอื่นหรือขาย แล้วแต่ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้า หากกิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Perpetual Method ต้นทุนสินค้านั้นคำนวณมาจากรายการขาย ดังนั้นโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในต้นทุนขายมาจากการโอนบัญชีในงวดเดียวกัน เช่น กิจการไม่ได้โอนต้นทุนขายในปีเดียวกันกับที่มีการขาย นอกจากวิธีข้างต้นแล้ว ผู้ตรวจสอบทำการวิเคราะห์อัตรากำไรขั้นต้นของแต่ละเดือนของปีเพื่อตรวจสอบ ว่ามีความเสี่ยงที่ตัวเลขต้นทุนขายไม่สัมพันธ์กับยอดขายหรือไม่
2.7 การตรวจสอบความเหมาะสมของสินค้าคงเหลือ การ ตรวจสอบความเหมาะสมโดยทั่วไป อาจใช้การเปรียบเทียบปริมาณและราคาสินค้าคงเหลือปีปัจจุบันและปีก่อน หรืออาจคำนวณอัตราหมุนเวียนของสินค้า (turnover) ในรอบปีหนึ่ง ซึ่งเป็นอัตราส่วนที่คำนวณจากการหารต้นทุนขายด้วยสินค้าหมุนเวียนของสินค้า ในปีก่อน ทั้งนี้การวิเคราะห์อัตราส่วนนี้ควรแยกวิเคราะห์ตามประเภทสินค้าหรือแผนกงาน นอกจากนี้การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ โดยทั่วไปยังรวมถึงการตรวจสอบว่ามีการประกันภัยสินค้าคงเหลือเพียงพอหรือไม่ การตรวจสอบหลักฐานจากบุคคลภายนอกว่ามีการนำสินค้าไปเป็นหลักประกันหนี้สิน และมีข้อผูกพัน การซื้อขายสินค้าหรือไม่ เพื่อนำข้อมูลไปประกอบพิจารณาความเพียงพอของการเปิดเผยข้อมูลในงบการเงิน