รับทำบัญชี.COM | ควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดประกอบด้วย?

เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงที่สุด และสามารถทุจริตได้ง่าย

                 เนื่องจากเงินสดเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงที่สุด และสามารถทุจริตได้ง่าย ดังนั้นกิจการจึงต้องมีวิธีการควบคุมและป้องกันมิให้เกิดการทุจริตได้ วิธีการพื้นฐานสำหรับการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด มีดังต่อไปนี้

1. การแบ่งแยกหน้าที่ กิจการควรแบ่งแยกหน้าที่พนักงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกับเงินสด โดยมิให้บุคคลเพียงคนเดียวรับผิดชอบหน้าที่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเงินสด เช่น ผู้ที่มีหน้าที่บันทึกบัญชีต้องไม่มีหน้าที่ในการรับจ่ายเงินสดของกิจการ เพื่อป้องกันการมิให้เกิดการบันทึกรายการ หรือการรับ-จ่ายเงินที่สูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง และสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้จากยอดของทั้งสอง

2. การรับเงินสด ทุกครั้งที่กิจการมีการรับเงินสด พนักงานรับเงินต้องจัดทำหลักฐานในการรับเงิน และนำเงินสดที่ได้รับในแต่ละวันฝากธนาคารทันทีภายในสิ้นวัน หรือถ้าไม่ทันก็ควรนำฝากธนาคารในเช้าวันรุ่งขึ้นทันที เช่น การรับเงินผ่านเครื่องบันทึกเงินสดก็จะมีหลักฐานเป็นม้วนกระดาษอยู่ภายในเครื่องบันทึกเงินสด หากไม่ได้รับเงินผ่านเครื่องบันทึกเงินสดต้องมีการออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง

3. การจ่ายเงิน ในการจ่ายเงินของกิจการเพื่อป้องกันมิให้เกิดการทุจริตได้ง่าย ควรจ่ายเงินทุกครั้งด้วยเช็ค เนื่องจากการจ่ายเช็คจะมีหลักฐานในการจ่ายปรากฏอยู่ที่ต้นขั้วเช็ค ส่วนรายจ่ายที่มีจำนวนเงินเพียงเล็กน้อยก็ใช้วิธีการเกี่ยวกับเงินสดย่อยในการควบคุม (วิธีการเกี่ยวกับเงินสดย่อยจะอธิบายในหัวข้อถัดไป) เงินสดย่อย (Petty Cash) การป้องกันการทุจริตในการจ่ายเงินที่มีจำนวนเงินเพียงเล็กน้อย กิจการอาจใช้วิธีการกำหนดเงินสดย่อยและมอบหมายให้พนักงานทำหน้าที่ในการควบคุมและจ่ายเงินสดย่อย ซึ่งเรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” วิธีการเกี่ยวกับเงินสดย่อย มีดังนี้ การตั้งวงเงินสดย่อย กิจการต้องกำหนดวงเงินสดย่อยให้เพียงพอต่อการใช้จ่ายของกิจการ และวางระเบียบเกี่ยวกับการจ่ายค่าใช้จ่ายที่ไม่เกินจำนวนที่กิจการกำหนดไว้ จากนั้นแผนกการเงินจะจ่ายเช็คให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อยตามจำนวนวงเงินสดย่อย และผู้รักษาเงินสดย่อยนำเช็คไปเบิกจากธนาคารและเก็บรักษาเงินสดไว้

สมมติว่ากิจการกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ 3,000 บาท พนักงานบัญชีจะบันทึกบัญชี ดังนี้ Dr.เงินสดย่อย 3,000 Cr.เงินฝากธนาคาร 3,000 การจ่ายเงินสดย่อย เมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินสดย่อยผู้รักษาเงินสดย่อยจะจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายเงินสดย่อย และเก็บไว้เพื่อรวบรวมขอเบิกชดเชยเงินจากแผนกการเงินต่อไป เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบการจ่ายเงินสดย่อยของผู้รักษาเงินสดย่อย

ผู้รักษาเงินสดย่อยจะมีการจดบันทึกของตนเอง การบันทึกดังกล่าวไม่ได้เป็นการบันทึกบัญชีของกิจการเป็นเพียงแค่บันทึกทรงจำ (Memo) ของผู้รักษาเงินสดย่อยเท่านั้น บันทึกที่ผู้รักษาเงินสดย่อยอาจจะจัดทำในรูปของสมุดเงินสดย่อย การเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมื่อถึงกำหนดการเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามที่กิจการกำหนดไว้ ซึ่งอาจจะเบิกชดเชยทุกสิ้นเดือน หรือบางกิจการอาจจะกำหนดการเบิกชดเชยเงินสดย่อยจากจำนวนที่เหลือขั้นต่ำที่ผู้รักษาเงินสดย่อยถืออยู่ก็ตาม ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องสรุปยอดใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยที่ได้จ่ายไปแล้วเพื่อขอชดเชยจากแผนกการเงิน แผนกการเงินตรวจสอบความถูกต้องแล้วจะจ่ายเช็คให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อยตามจำนวนเงินที่ผู้รักษาเงินสดย่อยได้จ่ายไปแล้ว ซึ่งตามวิธีนี้ถ้าไม่มีการเพิ่มหรือลดวงเงินสดย่อย ก็จะทำให้ยอดของเงินสดย่อยมียอดคงที่อยู่เสมอ