เงินสดย่อย คือ ( Petty cash )

[Total: 250 Average: 5]

เงินสดย่อย (Petty cash) หมายถึง รายการเงินสดชนิดหนึ่งของกิจการ ที่กำหนดวงเงินจำนวนหนึ่งขึ้นมาถือไว้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ เช่น รายจ่ายค่าพาหนะ การเดินทาง ค่าไปรษณียกร เป็นต้น

ซึ่ง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยซึ่งไม่คุ้มค่ากับ การเขียนเช็คสั่งจ่าย หรือผู้รับจำเป็นต้องได้รับในรูปแบบเงินสด เท่านั้น

เงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย
เงินสดย่อย

ระบบเงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย เป็นวิธีการบริหารเงินสดสำหรับกิจการวิธีหนึ่ง วัตถุประสงค์คือต้องการให้เกิดความสะดวกในการการเบิกเงินสดไปใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ โดยอาจจะไม่ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติตามปกติ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับกฏระเบียบการในเบิกใช้เงิสดย่อยสำหรับแต่ละกิจการ การใช้ระบบเงินสดย่อย จะต้องกำหนดผู้ที่จะดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian)

เงินสดย่อย (Petty Cash) เบิกจ่ายอย่างไร ให้เป็นระเบียบ

ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้ คือ

1 ก่อนอื่นเราต้องมีการตั้งวงเงินของเงินสดย่อยกันก่อน
2 หลังจากตั้งวงเงินแล้ว ก็จะมีใช้จ่ายเงินสดย่อย
3 การเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อย

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบ คือ

1.การบันทึกระบบเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System

2.การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System
แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่ายระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ

ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float”
ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น

เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไรสำหรับกิจการ

– แบ่งแยกหน้าที่ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบเกี่ยวกับการใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ
– รายการที่ปรากฏอยู่ในสมุดเงินสดมีจำนวนน้อยลง ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่ตามมาก็ลดลงไปด้วย
– พิสูจน์ยอดเงินสดย่อยได้สะดวกกว่า เพราะจำนวนเงินที่ไม่มากนัก

มีข้อสงสัย เพิ่มเติม ติดต่อสอบถาม ค่าบริการรับทำบัญชี” ได้ทาง Line ID @E200 หรือ โทร. 081-931-8341 ทางเรามีทีมงานมืออาชีพ ที่พร้อมจัดการปัญหา ไว้คอยให้บริการ