ตัวอย่าง แบบฟอร์ม ใบเบิกเงินสดย่อย บริษัท Excel

[Total: 325 Average: 5]

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบ คือ

1.การบันทึกระบบเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System

2.การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System
แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่ายระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ

ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float”
ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น

แบบฟอร์ม ใบเบิกเงินสดย่อย
แบบฟอร์ม ใบเบิกเงินสดย่อย

เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไรสำหรับกิจการ

– แบ่งแยกหน้าที่ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบเกี่ยวกับการใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ
– รายการที่ปรากฏอยู่ในสมุดเงินสดมีจำนวนน้อยลง ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่ตามมาก็ลดลงไปด้วย
– พิสูจน์ยอดเงินสดย่อยได้สะดวกกว่า เพราะจำนวนเงินที่ไม่มากนัก

ใบเบิกเงินสดย่อย ตัวอย่าง
ใบเบิกเงินสดย่อย ตัวอย่าง
ใบสำคัญเงินสดย่อย เลขที่
Pattycash Voucher Voucher No.   6303001
วันที่
Date   20 มีนาคม 2563
จ่ายให้/Pay to    โควิท-19                                                                                                                                                       .
รายการ จำนวนเงิน
Description Amount
ค่าน้ำยาโควิท-19 2,000
รวมเงินทั้งสิ้น Total Amount(สองพันบาทถ้วน 2,000
ผู้อนุมัติ ………………………………………. ผู้จัดทำ ……………………………………….. ผู้รับเงิน   ……………………………………………………..
เงินสด จำนวนเงิน ……………2,000.00…………………………บาท
เช็ค จำนวนเงิน………………………………………………….. บาท ธนาคาร………………………………….   เลขที่…………………………………………….

มีข้อสงสัย เพิ่มเติม ติดต่อสอบถาม ค่าบริการรับทำบัญชี” ได้ทาง Line ID @E200 หรือ โทร. 081-931-8341 ทางเรามีทีมงานมืออาชีพ ที่พร้อมจัดการปัญหา ไว้คอยให้บริการ