รับทำบัญชี.COM | สมุดรายวันเฉพาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้า?

กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่ม

                 สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดรายวันข้นต้นประเภทหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่มก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของกิจการนั้นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้กี่เล่ม แต่รายการค้าใดที่มีรายการน้อย รายการก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันเฉพาะที่นิยมใช้กันมาก มีดังนี้

สมุดรายวันซื้อ บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ สมุดรายวันขาย บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด บันทึกรายการส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลด กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด บันทึกรายการรับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลด กรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ สมุดรายวันเงินสดรับ บันทึกรายการรับเงินสด สมุดรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายการจ่ายเงินสด สมุดเงินสด บันทึกรายการรับและจ่ายเงินสด ส่วนรายการใดที่บันทึกในสมุดรายวันเฉพาะไม่ได้ ก็ให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ รายการค้าที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และเป็นประเภทเดียวกันจะถูกจัดเรียงลำดับไว้ในสมุดรายวันเล่มเดียวกัน เพื่อประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชี ประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

เพราะเวลาผ่านบัญชีไม่ต้องผ่านทุกวันเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่จะใช้ยอดรวมผ่านทุกสิ้นเดือน หรือทุก 15 วัน เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแบ่งแยกหน้าที่ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภท บัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะมีรายการซื้อขายสินค้าที่เป็นเงินสดและเป็นเงินเชื่อจำนวนมาก โดยเฉพาะในการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะทำให้ธุรกิจมีเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้ามากมาย ธุรกิจจึงต้องเปิดบัญชีแยกประเภทสำหรับเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแต่ละรายเรียกว่า บัญชีแยกประเภทย่อย

ส่วนบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งเป็นบัญชีรวมยอดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ของกิจการทั้งหมด เรียกว่า บัญชีคุมยอด ในธุรกิจซื้อขายสินค้าเมื่อเกิดรายการเกี่ยวกับเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ จะต้องผ่านบัญชีแยกประเภททั้งบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้แต่ละราย บัญชีคุมยอดนี้จะแสดงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมกับบัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีอื่นๆ และยอดคงเหลือในบัญชีย่อยแต่ละรายรวมกันจะต้องเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอด ลักษณะของบัญชีย่อยมีลักษณะเหมือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีย่อยจะนิยมแสดงแบบยอดคงเหลือเพราะสามารถทราบยอดคงเหลือได้ทันที