รับทำบัญชี.COM | บัญชีแยกประเภททั่วไปมีกี่รูปแบบ มีอะไรบ้าง?

การรวบรวมบัญชีการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้อย่างเป็นหมวดหมู่

บัญชีแยกประเภท หมายถึง การรวบรวมบัญชีการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ หลังจากที่บันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปและได้จัดเรียงลำดับบัญชี เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการที่เกี่ยวกับเงินสด หรือบัญชีลูกหนี้ ที่รวบรวม รายการที่เกี่ยวกับลูกหนี้ สิ่งสำคัญสำหรับในการบันทึกรายการแต่ละบัญชีจะไม่บันทึกรวมกัน เพื่อความเป็นระเบียบ และสะดวกต่อการตรวจทานหรือการหรือแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ ดังนั้นกิจการจะทำบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไปก่อน ต่อจากนั้นก็จะทำการจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงินได้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ความสำคัญของบัญชีแยกประเภทมีดังนี้

1. จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ทำให้เป็นระเบียบมายิ่งขึ้น
2. สามารถค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย
3. ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งเมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้น
4. สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ
5. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงความถูกต้อง

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด

1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชีใช้สำหรับการบันทึกการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์หนี้สินส่วนของเจ้าของ
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย เป็นสมุดที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอดเช่นสมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว หรือบัญชีเจ้าหนี้รายตัว

รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบคือ

1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) จะมีลักษณะคล้ายกับอักษรภาษาอังกฤษตัวที ที่แบ่งเป็นด้านซ้ายจะเรียกว่าเดบิตหรือเรียกว่าด้านเจ้าหนี้ ส่วนด้านขวาเรียกว่าเครดิตหรือเรียกว่าด้านลูกหนี้
2. แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) จะมีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไปเพียงแต่จะมีช่องเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งช่องคือยอดคงเหลือ เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกหรือต้องการทราบยอดคงเหลือในแต่ละวัน การผ่านรายการจะเป็นการนำรายการที่บันทึกไว้ในสมุดมาบันทึกในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อง่ายและสะดวกต่อการค้นหาข้อมูล