รับทำบัญชี.COM | การขออนุญาตเก็บรักษาเอกสารไว้ณ สถานที่อื่น

การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสาร ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น
1. ระยะเวลาการเก็บรักษา 
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลา
ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีและต้องเก็บรักษาไว้ ณ สถานประกอบธุรกิจ ได้แก่ สถานที่ทำการ สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำ
2. การเก็บรักษา ณ สถานที่อื่นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องขออนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี
โดยมีเอกสารหลักฐานประกอบการยื่นขออนุญาต ดังนี้
(1) แบบคำขออนุญาต (ส.บช.1) จำนวน 1 ชุด (ดาวน์โหลดแบบพิมพ์)
(2) สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีและผู้ให้ความยินยอมใช้สถานที่ ดังนี้
– สำเนาหนังสือรับรองรายการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล หรือ
– สำเนาทะเบียนพาณิชย์ กรณีเป็นนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทยหรือบุคคลธรรมดา หรือ
– สำเนาการขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรกรณีเป็นกิจการร่วมค้า
(3) เอกสารสำคัญแสดงสิทธิการใช้สถานที่ ดังนี้
– สำเนาสัญญาการเช่าสถานที่ กรณีใช้บริการของธุรกิจรับฝากเก็บบัญชีฯ หรือบริการคลังสินค้าหรือ
– สำเนาทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดินสัญญาเช่า สัญญาซื้อ/ขายที่ดิน กรณีธุรกิจเป็นเจ้าของสถานที่ที่นำบัญชีไปเก็บ หรือ
– หนังสือให้ความยินยอมใช้สถานที่กรณีสถานที่นำบัญชีฯ ไปจัดเก็บ เป็นของผู้ที่เกี่ยวข้อง กับธุรกิจเช่นเป็นกรรมการ,ผู้ถือหุ้น,หรือเป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชี
กรณีนิติบุคคลขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีฯไว้ที่อื่นโดยมีสัญญา หรือการให้ความยินยอมมีกำหนดเวลา เมื่อครบกำหนดเวลาดังกล่าว จะต้องยื่นคำขออนุญาตพร้อมแนบหลักฐานใหม่ทั้งหมด ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงสัญญาเพิ่มเติมหรือต่อท้ายต้องแนบมาพร้อมการยื่นแบบคำขอด้วย
(4) แผนที่โดยสังเขปและภาพถ่ายของสถานที่ที่ขอนุญาตนำบัญชีและเอกสารฯ ไปจัดเก็บไว้
(5) หนังสือมอบอำนาจที่ติดอากรครบถ้วนพร้อมสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้มอบอำนาจ และผู้รับมอบอำนาจกรณีผู้มอบอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำการแทน
สำเนาเอกสารประกอบคำขออนุญาตทุกฉบับจะต้องลงลายมือชื่อรับรองสำเนาโดยผู้มีอำนาจ ทำการแทนนิติบุคคลพร้อมประทับตราสำคัญ (ถ้ามี) หรือ โดยผู้รับมอบอำนาจแล้วแต่กรณี
3. สถานที่ยื่นคำขออนุญาต
* กรณีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ยื่นได้ที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
* กรณีสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในต่างจังหวัด ยื่นได้ที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าจังหวัด ซึ่งเป็นสถานที่ตั้งของธุรกิจ หรือ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากระทรวงพาณิชย์
ขั้นตอนและแนวทางการพิจารณางานการอนุญาตและรับแจ้ง ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543
การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น
พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 13 กำหนดว่า “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำหรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นได้”การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นมีขั้นตอน ดังนี้
1. การรับคำขออนุญาต ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ประสงค์จะขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นที่มิใช่สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำให้ยื่นคำขอตาม แบบ ส.บช. 1* ซึ่งในขั้นตอนนี้เจ้าหน้าที่จะรับคำขอพร้อมอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานและข้อบกพร่อง (ถ้ามี) โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 20 นาที
2. การตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนและความสมบูรณ์ของคำขออนุญาต เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนและความสมบูรณ์ของคำขออนุญาตและเอกสารหลักฐานประกอบคำขอ รวมทั้งตรวจสอบรายการทางทะเบียนประกอบการพิจารณา โดยใช้เวลาในการพิจารณาประมาณ 1/2 วัน ทั้งนี้ หากคำขออนุญาตและเอกสารหลักฐานประกอบคำขอ ไม่ครบถ้วนถูกต้อง เจ้าหน้าที่จะแจ้งให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแก้ไขแล้วยื่นใหม่
3. ลงทะเบียนรับคำขอ เจ้าหน้าที่จะส่งลงทะเบียนรับคำขอ โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 1/2 วัน
4. การพิจารณาอนุญาต เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบรายการทางทะเบียนเพื่อรวบรวมข้อมูลประกอบการพิจารณา พร้อมทั้งจัดทำสรุปข้อเท็จจริงและหนังสือแจ้งการอนุญาต เสนอสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี อนุญาตและลงนามหนังสือแจ้งธุรกิจ โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 2 วัน
5. แจ้งการอนุญาต เจ้าหน้าที่จะส่งหนังสือแจ้งให้ธุรกิจทราบ โดยใช้เวลาดำเนินการประมาณ 1 วัน(Flowchart การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น)
ที่มา กรมพัฒนาธุรกิจ http://www.dbd.go.th