เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพงาน ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี

                 ภาพของงานทางด้านบัญชีสำหรับคนทั่วไปที่นอกเหนือจากตัวเลขแล้วยังอาจทำให้นึกไปถึง ภาพของเอกสารที่กองพะเนินและวางเอกสารเรียงรายเต็มตู้ ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการจัดเก็บใบเสร็จ และข้อมูลทางบัญชี หรืออีกจิปาถะ ลำบากและน่าเห็นใจผู้จัดทำบัญชีจริง ๆ ที่กว่าจะค้นจะหาแต่ละครั้งก็ดูวุ่นวายไปหมด แถมช่วงอดีตที่ผ่านมานั้นงานบัญชีจึงมักประสบปัญหาในเรื่องการจัดเก็บเอกสารและดูแลข้อมูลต่าง ๆ ทางด้านบัญชีอย่างมาก ความก้าวหน้าของการทำระบบบัญชีธุรกิจ ปัจจุบันเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยในการแบ่งเบาภาระงานทางด้านบัญชีไปได้เยอะมาก ด้วยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการจัดการกระบวนการทำบัญชีแทบจะทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลลูกหนี้, เจ้าหนี้ ,ออกใบเสร็จรับเงิน, หรือการบันทึกบัญชี การจัดทำงบการเงิน รวมถึงการจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือและแม้แต่เรื่องของการคำนวณอัตราการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ก็ต้องมีส่วนในการทำบัญชีเช่นกัน โดยสามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปได้ ข้อดีของการใช้โปรแกรมทำบัญชีสำเร็จรูป ภาพในอดีตที่เคยเห็นเจ้าหน้าที่บัญชีแต่ละหน่วยงาน นั่งหัวฟูเพื่อลงบันทึกบัญชีด้วยสมุดขนาดใหญ่ ปัจจุบันคงจะเริ่มลดลงไปทีละน้อย โดยถูกแทนที่ด้วยภาพของการคีย์ข้อมูลทางบัญชีเพื่อให้เข้าไปสู่ระบบคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ซึ่งถือว่าเป็นการลดภาระการจัดเก็บและเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำงานทางด้านบัญชีที่มีโปรแกรมสำเร็จรูป จะช่วยร่นระยะเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก เช่น การบันทึกรายการทางบัญชีเพียงหนึ่งรายการ แต่ข้อมูลจะเชื่อมโยงทั้งโปรแกรมสำหรับพร้อมการจัดทำรายงานทางการเงินได้ทันที โดยเจ้าหน้าที่ไม่ต้องจัดทำเพิ่มเติมต่างหาก การเชื่อมโยงของโปรแกรมทำบัญชีสำเร็จรูป การออกใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารบางอย่างจากโปรแกรมทางบัญชี จะทำให้มีการเชื่อมโยงไปยังการบันทึกบัญชีและงบการเงินอย่างทันท่วงที เพื่อลดปัญหาการออกใบเสร็จรับเงินด้วยมือแล้วลืมทำการบันทึกบัญชีในอดีต ที่จะสามารถตรวจสอบการบันทึกบัญชีและข้อมูล ที่มีการเชื่อมโยงกันได้ง่ายจากระบบ และเป็นการลดเวลาในการค้นหาข้อมูลเมื่อเทียบกับการทำงานด้วยมนุษย์ ซึ่งโปรแกรมบางประเภทสามารถเตือนถึงข้อควรระวังต่าง ๆ ที่อาจผิดพลาดจากการจัดทำข้อมูลทางบัญชีได้ อย่างการบันทึกตัวเลขที่สูงหรือต่ำเกินไป คุณสมบัติการทำบัญชี โปรแกรมสำเร็จรูป สามารถทำรายงานทางบัญชีที่มีการจัดทำโดยโปรแกรมสำเร็จรูป พร้อมพิมพ์ได้อย่างทันท่วงที แค่เพียงกำหนดช่วงเวลาของข้อมูลที่ผู้ใช้ข้อมูลต้องการ ยังมีโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีแบบที่เป็นของคนไทยพัฒนาขึ้นมา และเป็นโปรแกรมมาจากต่างประเทศ ความแตกต่างอาจเป็นเรื่องของลิขสิทธิ์ ราคา หรือฟังก์ชั่นฯลฯ แต่ที่เหมือนๆกันคือ ช่วยอำนวยความสะดวกได้อย่างมาก ซึ่งการนำโปรแกรมทางบัญชีสำเร็จรูปมาแทนการจดบันทึกด้วยมือ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดไหน ข้อมูลทางบัญชีที่จัดว่าสำคัญ ก็ควรถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบและจัดทำด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งน่าจะเป็นเรื่องที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพงาน ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี
Scroll to Top